So buchen Sie Gruppenflüge für 10 oder mehr Passagiere (ausführlicher Leitfaden)

Eine Flugreise mit zehn oder mehr Personen lässt sich nicht immer wie eine gewöhnliche Einzelbuchung abwickeln. Je nach Fluggesellschaft kann die Gruppenflugbuchung über eine spezielle Online-Anfrage ein Gruppenformular oder den zuständigen Kundenservice erfolgen. Dabei müssen zunächst Reisedaten, Gruppengröße und weitere Angaben übermittelt werden bevor die Airline die verfügbaren Konditionen mitteilt. Auch Zahlungsfristen und Namensangaben spielen bei diesem Ablauf eine wichtige Rolle. In diesem Blog erfahren Sie welche Buchungswege infrage kommen und wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen.

Was bei Fluggesellschaften als „Gruppenbuchung“ gilt

Bei einer Gruppenbuchung werden mehrere Reisende gemeinsam unter einer Reservierung oder einem speziellen Gruppenvertrag erfasst. Die genaue Mindestanzahl sowie die Bedingungen unterscheiden sich jedoch zwischen den Fluggesellschaften und können auch von Strecke Tarif und Reisedatum abhängen. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die geltenden Buchungsbedingungen bevor die Reservierung vorgenommen wird.

In vielen Fällen wird eine Gruppe ab etwa zehn Personen berücksichtigt. Einige Fluggesellschaften können jedoch andere Mindestzahlen festlegen oder bestimmte Voraussetzungen für Gruppenreisen verlangen.

Vorteile von Gruppenbuchungen gegenüber Einzeltickets

Eine gemeinsame Reservierung kann besonders dann praktisch sein wenn mehrere Personen dieselbe Strecke am selben Tag fliegen. Neben einer einfacheren Verwaltung können je nach Airline besondere Zahlungs- und Tarifbedingungen angeboten werden.

Auch Rabatte auf Flugtarife für Gruppen sind nicht automatisch garantiert. Der tatsächlich angebotene Preis hängt unter anderem von der Fluggesellschaft der Strecke der Auslastung und dem Zeitpunkt der Anfrage ab. Ebenso können Anzahlungsfristen und Bedingungen für die Namensmeldung variieren.

Wer eine Gruppe bucht sollte deshalb nicht allein den Preis betrachten. Ebenso wichtig sind die Zahlungsfrist die Möglichkeit späterer Namensangaben und die Bedingungen für Stornierungen oder Änderungen.

So buchen Sie Gruppenflüge für 10 oder mehr Passagiere (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Die konkrete Vorgehensweise hängt davon ab welche Buchungskanäle die jeweilige Fluggesellschaft für Gruppen anbietet. Während manche Airlines einen speziellen Gruppenservice nutzen ermöglichen andere eine Anfrage über ihre Website oder über einen betreuenden Kundenservice.

1. Gruppenanfrage über die Website stellen

Die Website ist häufig der erste Anlaufpunkt wenn eine Airline einen eigenen Bereich für Gruppenreisen anbietet. Dabei werden zunächst die wichtigsten Reisedaten übermittelt.

• Öffnen Sie die offizielle Website der jeweiligen Fluggesellschaft.
• Suchen Sie nach dem Bereich für Gruppenreisen oder Gruppenbuchungen.
• Geben Sie Abflugort Zielort und gewünschte Reisedaten ein.
• Tragen Sie die ungefähre Anzahl der Passagiere ein.
• Ergänzen Sie die erforderlichen Kontaktdaten.
• Senden Sie die Anfrage ab und warten Sie auf das Angebot oder die weitere Kontaktaufnahme.

Nach Prüfung der Anfrage kann die Airline je nach Verfahren einen Tarif und eine Zahlungsfrist mitteilen.

2. Gruppenbuchung über den Kundenservice

Wenn online keine direkte Gruppenreservierung möglich ist kann der Kundenservice eine weitere Möglichkeit darstellen. Dieser Weg eignet sich besonders für größere Gruppen oder besondere Reiseanforderungen.

• Halten Sie Reisedatum und Strecke bereit.
• Informieren Sie den Kundenservice über die Anzahl der Reisenden.
• Fragen Sie ausdrücklich nach einer Gruppenreservierung.
• Lassen Sie sich verfügbare Tarife und Zahlungsfristen erklären.
• Erfragen Sie die Frist für die endgültige Namensliste.
• Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der vereinbarten Bedingungen.

3. Buchung über einen speziellen Gruppenservice

Einige Fluggesellschaften bearbeiten Gruppen nicht über die normale Online-Buchungsmaske sondern über ein eigenes Gruppen- oder Reservierungsteam.

• Übermitteln Sie die vollständigen Reisedaten.
• Geben Sie die gewünschte Gruppengröße an.
• Prüfen Sie das erhaltene Angebot.
• Bestätigen Sie die Reservierung innerhalb der angegebenen Frist.
• Zahlen Sie die verlangte Anzahlung.
• Reichen Sie die Namen und weiteren Passagierdaten fristgerecht ein.
• Begleichen Sie den verbleibenden Betrag bis zum festgelegten Termin.

Nicht jede Airline bietet alle genannten Kanäle an. Deshalb sollten Reisende vor der Buchung prüfen ob Website, Telefon oder ein spezielles Gruppenformular für die gewünschte Strecke verfügbar ist.

Unterlagen und Anzahlungsbedingungen für Gruppenbuchungen

Bei einer Gruppenreservierung müssen bestimmte Informationen frühzeitig vorliegen während andere Angaben teilweise erst zu einem späteren Zeitpunkt verlangt werden. Die Anforderungen richten sich nach der Fluggesellschaft dem Tarif und dem jeweiligen Gruppenvertrag.

Typischerweise werden folgende Angaben benötigt:

• Vor- und Nachnamen der Reisenden.
• Anzahl der Personen in der Gruppe.
• Gewünschte Flugstrecke und Reisedaten.
• Kontaktdaten der verantwortlichen Person.
• Zahlungs- und Rechnungsinformationen.
• Gegebenenfalls Pass- oder Ausweisdaten.
• Besondere Wünsche, beispielsweise zu Gepäck oder Sitzplätzen.

Bei den Zahlungsbedingungen ist häufig zwischen einer Anzahlung und der späteren Restzahlung zu unterscheiden. Nach Bestätigung der Gruppenreservierung kann eine bestimmte Summe innerhalb einer festgelegten Frist fällig werden.

Wichtig ist außerdem die sogenannte Namensfrist. Die Airline kann einen Termin festlegen bis zu dem alle oder bestimmte Passagiernamen eingereicht werden müssen.

Wer diese Fristen versäumt kann je nach Vertragsbedingungen mit einer Aufhebung der Reservierung zusätzlichen Kosten oder Einschränkungen rechnen. Deshalb sollten alle Termine schriftlich festgehalten und rechtzeitig kontrolliert werden.

Fluggesellschaften mit Angeboten für Gruppenbuchungen

Viele Fluggesellschaften bieten spezielle Lösungen für größere Reisegruppen an, allerdings unterscheiden sich die Voraussetzungen deutlich. Nicht jede Airline veröffentlicht dieselben Tarife oder verwendet denselben Buchungsprozess.

Für Reisende im deutschen Markt kommen beispielsweise folgende Fluggesellschaften mit Möglichkeiten zur Gruppenbuchung infrage:

1. Lufthansa
2. Eurowings
3. Condor
4. TUI fly
5. SWISS
6. Austrian Airlines
7. Brussels Airlines
8. Emirates
9. Qatar Airways
10. Turkish Airlines

Unter den Angebote für Gruppenreisen können je nach Fluggesellschaft beispielsweise folgende Leistungen fallen:

1. Gemeinsame Reservierung für mehrere Passagiere.
2. Individuelle Zahlungsfristen.
3. Anzahlung und spätere Restzahlung.
4. Spätere Übermittlung von Passagiernamen.
5. Betreuung durch ein Gruppenreservierungsteam.
6. Spezielle Bedingungen für Änderungen oder Stornierungen.
7. Unterstützung bei größeren Reisegruppen.

Bei der Auswahl einer Airline sollte daher nicht ausschließlich der angezeigte Flugpreis betrachtet werden. Relevant sind auch die jeweiligen Richtlinien der Fluggesellschaften für Gruppenbuchungen da diese beispielsweise Mindestteilnehmerzahlen, Zahlungsfristen, Namensänderungen und Rückerstattungen regeln.

Können sich die Bedingungen zwischen Kurz- und Langstreckenflügen unterscheiden. Bei besonders großen Gruppen kann die Airline zusätzliche Angaben verlangen oder eine individuelle Anfrage bearbeiten.

Reisende sollten das erhaltene Gruppenangebot sorgfältig prüfen. Besonders wichtig sind der Gesamtpreis, die enthaltenen Leistungen, die Frist zur Bestätigung sowie die Bedingungen für Änderungen und Stornierungen.

Können Passagiernamen nach der Buchung eines Gruppenflugs noch geändert werden?

Ja, in vielen Fällen sind Namensänderungen oder Korrekturen möglich allerdings nur nach den jeweiligen Tarif- und Gruppenbedingungen der Fluggesellschaft.

• Kleinere Schreibfehler können häufig anders behandelt werden als ein vollständiger Austausch einer Person.
• Für Änderungen kann eine Bearbeitungsgebühr anfallen.
• Manche Airlines erlauben Änderungen nur bis zu einer bestimmten Frist.
• Ein vollständiger Wechsel des Passagiers kann ausdrücklich ausgeschlossen sein.
• Bereits ausgestellte Tickets können strengeren Bedingungen unterliegen.
• Änderungen sollten möglichst vor Ablauf der Namensfrist beantragt werden.
• Die endgültige Entscheidung hängt vom jeweiligen Gruppenvertrag und Tarif ab.

Vor einer Änderung sollte daher geprüft werden ob es sich um eine Namenskorrektur oder tatsächlich um einen Wechsel des Reisenden handelt. Diese beiden Vorgänge werden nicht immer gleich behandelt.

Fazit

Eine Gruppenreservierung kann die Verwaltung einer gemeinsamen Flugreise deutlich vereinfachen wenn mehrere Personen dieselbe Strecke nutzen. Gleichzeitig sollten Reisende Mindestteilnehmerzahl, Zahlungsfristen, Namensvorgaben und Änderungsbedingungen genau prüfen. Eine frühzeitige Gruppenflugbuchung ermöglicht es verfügbare Optionen rechtzeitig zu vergleichen und wichtige Fristen einzuhalten. Da jede Fluggesellschaft eigene Bedingungen festlegt sollten die konkreten Regeln vor der Bestätigung kontrolliert werden. Informieren Sie sich jetzt über die geltenden Gruppenbedingungen und bereiten Sie Ihre Buchung sorgfältig vor.